TILBAGE TIL ARBEJDET

– Sådan bekæmper vi pseudoarbejde i organisationer

Dennis Nørmark

✮✮✮✮✮✮

I bogen PSEUDOARBEJDE identificerede forfatterne Dennis Nørmark og Anders Fogh Jensen det overflødige arbejde, som i større eller mindre grad florerer i organisationer og virksomheder. Men hvad kan man gøre ved det? Det har Dennis Nørmark alene sat sig for at give nogle velkvalificerede bud på i værket TILBAGE TIL ARBEJDET – Sådan bekæmper vi pseudoarbejde i organisationer. Det er ambitiøst, men kan det lade sig gøre?

Udgangspunktet er, at ledelsen i en organisation ikke blot skal bruge tid på drift med henblik på at levere kerneydelser, men også skal kunne dokumentere, at organisationen overholder kvalitetskrav, myndighedskrav og måske ikke mindst politiske krav. Ud over dette er stilstand lig med tilbagegang, så derfor skal en ledelse med respekt for sig selv også jævnligt formulere visioner, missioner og strategiske pejlemærker. Når den nyeste strategi herefter er formuleret, skal dens mål opløses i konkrete målepunkter, som derefter synker ned igennem organisationen, således at ledelsen står med en sammenhængende organisation, hvor alle medarbejdere arbejder i samme retning.

Eftersom de færreste ledere har tid til selv at detailstyre, hvorledes krav kan overholdes, hvordan organisationen videreudvikles, eller hvordan målepunkter forankres, bliver disse opgaver typisk lagt ud i stabsfunktioner.

Tesen er, at de medarbejdere, som opgaverne outsources internt til, med tiden og i den bedste hensigt, men uden at konsultere ledelsen, udvider det oprindelige kommissorium til at omfatte endnu flere krav og målepunkter, som de selvsamme medarbejdere herefter pålægger deres kolleger på tværs i organisationen. Og hermed er pseudoarbejdet en realitet: efterhånden anvender medarbejdere i organisationen mere og mere tid på at dokumentere efterlevelse af krav, som ingen i virkeligheden har bedt om, og som ikke bringer værdi til organisationen.

Spørgsmålet er: Hvordan slipper vi igen af med pseudoarbejdet?

Der eksisterer en bred vifte af organisatoriske og/eller procesmæssige koncepter, der alle mere eller mindre subtilt fremstår som opskrifter på effektiviseringer. Mange af disse koncepter er typisk pakket ind i én eller anden form for en ensartet grafisk præsentation. Samtidigt sammensættes ord til nye begreber, der herefter bliver det nye kodesprog, som det forventes, at disciplene lærer at forstå (eller bare lærer udenad).

Et eksempel: i disse agile tider navngives de såkaldt ”agile ceremonier” med sammensatte ord såsom ”Iteration Planning” og ”Backlog Refinement”. Hvis foregående sætning lyder som det rene volapyk for dig, da er du blot endnu ikke blevet omvendt til at være en agil discipel. Spørgsmålet er så, om man skal være ked af det.

I modsætning til sådanne flot indpakkede koncepter er “Tilbage til arbejdet” befriende. Ingen smarte grafer eller en masse ord der sættes sammen til et nyt sprog for de indviede. Forfatteren går lige til stålet og kommer med en række brugbare og konkrete opskrifter på hvordan man kommer pseudoarbejdet til livs. Og opskrifterne er efter min mening i høj grad brugbare.

Dennis Nørmark opfordrer til at få klædt kejseren på med synligt tøj i: “Genetablér ærlighed i organisationen”. Som allerede nævnt florerer begrebet ‘agilitet’ for tiden i rigtig mange organisationer. I bogen får vi hjælp til at vurdere om begrebet og det tilhørende koncept kan bibringe værdi i netop vores organisation.

Vi får hjælp til at kunne identificere pseudoarbejde. Senere stilles spørgsmålet: “Hvis digitalisering er svaret, hvad er så spørgsmålet?”. Alene dette kapitel burde være obligatorisk læsning for enhver digitaliseringsstab.

Fordi Dennis Nørmark har stor erfaring med virksomhedsrådgivning, kan han meget konkret appellere til den sunde fornuft og med helt almindelige ord beskrive nogle forslag til afskaffelse af pseudoarbejdet.

Forfatteren nævner et konkret eksempel med en jurist der må bruge en signifikant portion af sin arbejdstid på at dokumentere, hvad vedkommende har rådgivet omkring. Begrundelsen er, at man skal kunne have svar på rede hånd, hvis en aftager af juristens rådgivning skulle finde på at klage over resultatet. Forfatterens pointe er klar: er det virkelig nødvendigt at dokumentere alt hvad man producerer, blot fordi en enkelt kunde i ny og næ måtte føle sig tilskyndet til at klage?

Et troværdigt værk

Som anmelder er jeg meget begejstret for bogen. Vi skal genopdage den sunde fornuft med nogle lavpraktiske spørgsmål. Vi skal gennemskue, når nye arbejdsopgaver opfindes, uden at de giver værdi for organisationen. Hvilken effekt vil bogen få i organisationerne rundt omkring? Mit svar på dette spørgsmål er desværre nok lidt pessimistisk og det af flere grunde.

For det første har jeg selv, som tidligere certificeret ekspert i et praksiskoncept, udarbejdet forslag til forbedrede arbejdsgange og dermed afskaffelse af større eller mindre portioner pseudoarbejde i en række organisationer. Selvfølgelig vil en ledelse gerne slippe af med pseudoarbejde. Men i det øjeblik forbedringerne forudsætter organisationsændringer eller blot forskydninger af magtfordelingen imellem ledere på samme organisatoriske niveau, vil man lynhurtigt kunne se trætheden forplante sig i de fleste lederes ansigter. Det er faktisk ret svært at trænge igennem med forbedringsforslag.

En anden grund til min pessimisme er det faktum, at vi lever i et samfund, hvor der i mange virksomheder er råd til en vis portion pseudoarbejde, uden at den samlede bundlinje går i rød. En virksomhedsleder står måske i den ene hånd med en vifte af forbedringsforslag, som alle hævder at kunne bidrage til besparelser. I den anden hånd er der måske blot ét forslag til produktudvikling af noget nyt salgbart, som på sigt vil kunne forøge virksomhedens omsætning. I den situation vil en leder sandsynligvis lade ressourcer tilflyde denne produktudvikling på bekostning af nok så mange ellers velmenende effektiviseringsforslag.

For det tredje blusser debatten ind imellem op, for eksempel vedrørende sundheds- og omsorgspersonale, der løber hurtigere og hurtigere blandt andet på grund af stadig stigende krav om dokumentation af udførte arbejdsopgaver. Bogens forfatter bliver jævnligt trukket ind i manegen til debatter for at gøre rede for sine synspunkter. Betyder det så ikke, at der mere end nogensinde er brug for noget oprydning i bunkerne af pseudoarbejde?

Sund fornuft og oprydning

Som nævnt i begyndelsen af denne anmeldelse skal særligt en offentlig ledelse stå på mål for at organisationen overholder kvalitetskrav, myndighedskrav og måske ikke mindst politiske krav. Aftagere af kerneydelserne (borgerne) skal have mulighed for at klage, hvis de ikke mener at have modtaget ydelsen i en tilstrækkelig kvalitet. Hvilken leder ønsker at skulle stå skoleret for medier eller politikere, hvis det ikke kan påvises, hvorvidt kerneydelsen i blot ét vilkårligt tilfælde er leveret som aftalt? Er det så ikke bedre med lidt for mange strategikort, målinger, rapporter og dokumentationer?

Ovenstående har forfatteren taget højde for og fremfører derfor nogle praktiske råd i efterordet til os som enkeltpersoner. Vi kan blot håbe at sund fornuft atter vil indtage arbejdspladserne, og at vi har modet til at sige op, når arbejdet ikke bare mangler “purpose”, men også konkret og dagligdags mening.

Mit håb er, at bogen på sigt vil rydde op i pseudoarbejdet. Enhver ledelse med det nødvendige mod og det nødvendige tidsmæssige overskud, vil få stor glæde af at efterleve anbefalingerne.

Dennis Nørmark